Como Elaborar una Nómina

DEDUCCIONES DE NOMINA

Tipos de Deducciones



Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos:

Salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la nómina, y luego ir al otro día a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%).

Pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%) , la empresa aporta el 75% (12%)  y el trabajador aporta el restante 25% (4%).  Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deducción es igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.

Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador.

Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de la nómina del empleado. (Vea: Aspectos generales sobre los sindicatos).

Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.

Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.

Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.

Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.

Retención en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.

http://www.gerencie.com/deducciones-de-nomina.html

Novedades de Nomina

TIPOS DE NOVEDADES

1. RETIRO:

Esta novedad es para el retiro definitivo de la Caja, como afiliado vigente; diligenciar los campos de la fecha exacta de cancelación del contrato de trabajo y la causa por la cual se realizó la novedad: Terminación contrato; Fallecimiento, anexar los documentos adicionales; Pensionado; No labora en Boyacá.

2. TRASLADO:

Si el trabajador es transferido a otra Ciudad o Municipio fuera de Boyacá, no debe figurar en la nómina de salarios sobre la cual efectúan el aporte a esta Caja y en consecuencia se considera como retiro definitivo (Ley 21 de 1982 y Ley 789 de 2002).

3. SUSPENSIÓN:

Es necesario que comunique la fecha exacta y la causa por la cual se realizó la novedad:

Reanudación Contrato. Es decir que termina un contrato y en un lapso no superior a dos meses, inicia otro con la misma empresa. (ejemplos: Colegios, Empresas Temporales, etc. Se debe indicar la fecha de terminación del contrato y fecha de reanudación del siguiente período.)

Licencia no Remunerada. Se registra el período durante el cual sin existir interrupción del contrato de trabajo, no existe remuneración.

4. ACTUALIZACIÓN DE SALARIOS:

Esta novedad es para el registro de aumentos en el salario devengado.

Se tiene derecho al subsidio del mes en el cual se retira, siempre y cuando haya laborado mínimo doce (12) días o noventa y seis (96) horas del respectivo mes.

Será responsabilidad de la empresa, la devolución o reintegro de los valores girados a exfuncionarios por omisión o demora del informe de retiro. 

http://portal.siigo.com/docs/DocView.aspx?Action=View&DocumentID={449EC83D-1D29-4C27-A2B1-7E55FA7784DB}&ReturnTo=DocList.aspx

LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

CONTRATO DE TRABAJO A  TÉRMINO FIJO

El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.

1. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente.

2. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así sucesivamente.

PARÁGRAFO. En los contratos a término fijo inferior a un año, los trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporción al tiempo laborado cualquiera que éste sea. (ARTICULO 46 CST).

CONTRATO DE TRABAJO A TÉRMINO INDEFINIDO

1o) El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido.

2o) El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior a treinta (30) días, para que el patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirlo solo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el articulo 8o., numeral 7o., para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir. (ARTICULO 47 CST)

  

Para comprender más a fondo cómo se liquida un contrato, a continuación vamos a resumir los valores vigentes del años 2015:

Salario mínimo          $ 644.350
Auxilio de transporte $  74.000
Salario mínimo integral $ 8.376.550 ($ 6.443.500 salario y $ 1.933.050 factor prestacional)

Aportes Parafiscales:

• Sena 2%
• ICBF 3%
• Cajas de Compensación Familiar 4%

Cargas Prestacionales:

• Cesantías 8.33%
• Prima de servicios 8.33%
• Vacaciones 4.17%
• Intereses sobre las Cesantías 1% mensual

Seguridad social:

• Salud 
• Empresa 8.5%. 
• Empleado 4% 

Pensión: 

• Empresa 12% 
• Empleado 4% 

Horas extras y recargo nocturno

Hora trabajo nocturno: Hora ordinaria x 1.35
Hora ordinaria x 1.25

Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m: 

Hora ordinaria x 1.75

Hora ordinaria dominical o festivo: Hora ordinaria x 1.75
Hora extra diurna en dominical o festiva: Hora ordinaria x 2.00
Hora extra nocturna en dominical o festivo: Hora ordinaria x 2.50

LIQUIDACIÓN: 

A continuación, vamos a liquidar a un trabajador en base los siguientes datos:

El Sr. Will. Smith, quien estuvo vinculado mediante un Contrato a Término Fijo por 8 meses desde el 16 de noviembre de 2014 hasta el 16 de julio de 2015 con un salario de $1.200.000.

Eso equivale a  8 meses multiplicado por 30 días = 240 días laborados.

NOTA

El 30 de junio recibió liquidación de prima. Por lo tanto, le deben únicamente 16 días de prima.

Como nota adicional, éste tipo de contrato también aplica para Trabajadores que tengan CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO y renuncien de forma VOLUNTARIA.

En estos casos, la empresa debe solamente liquidar lo de Ley, no aplica a ningún tipo de indemnización.

  

LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO CON INDEMNIZACIÓN

Contrato a término fijo:

Ahora supongamos que el contrato vencía el 31 de diciembre (contrato a término fijo), pero la empleada fue despedida sin justa causa el 31 de octubre.

En este caso, como se trata de un contrato de a termino fijo, la indemnización corresponde a el valor de los salarios faltantes para la terminación del contrato.

Despido del trabajador: 31 de octubre.

Fecha de vencimiento del contrato: 31 de diciembre.

Meses que faltan para finalizar el contrato: 2

Valor de la indemnización: 1.200.000*2 = 2.400.000

Vea con más detalle la indemnización por despido injustificado en el contrato de trabajo a término fijo.

Contrato a término indefinido:

Suponiendo un contrato indefinido la indemnización en este caso será igual a:

a). Para trabajadores que devenguen un salario inferior a diez (10) salarios mínimos mensuales legales:

Treinta (30) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) año.

2. Si el trabajador tuviere más de un (1) año de servicio continuo se le pagarán veinte (20) días adicionales de salario sobre los treinta (30) básicos del numeral 1º, por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción;

b) Para trabajadores que devenguen un salario igual o superior a diez (10), salarios mínimos legales mensuales.

1. Veinte (20) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) año.

2. Si el trabajador tuviere más de un (1) año de servicio continuo, se le pagarán quince (15) días adicionales de salario sobre los veinte (20) días básicos del numeral 1º anterior, por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción.

En nuestro supuesto, el contrato de Tatiana se inició el 01 de enero de 2010, es decir, que a 31 de octubre llevaba 22 meses laborando.

La indemnización sería:

Se aplica el literal a por ganar menos de 10 salarios mínimos. Del literal a, se le aplica el numeral 2 por llevar mas de un año laborando.

Entones, 30 días del numeral 1 + 17 días correspondientes al numeral 2 (Fracción de 10 meses). = 47 días.

Indemnización.(1.200.000/30)*47 = 1.880.000

Consulte: Indemnización por despido injustificado en el contrato a término indefinido.

En términos generales, estos son los conceptos que se deben tener en cuenta en la liquidación de un contrato de trabajo. Las formulas aquí planteadas son validas para liquidaciones para cualquier tiempo laborado.

http://www.gerencie.com/nomina.html
http://www.gerencie.com/liquidacion-del-contrato-de-trabajo.html

Software SISTEMA ADCI

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Generalidades de la Nómina

PARTES QUE TIENE UNA NOMINA

DEVENGADO: Esta constituida por los salario que el empleador paga al trabajador según la legislación laboral y esta compuesta por los distintos conceptos que constituyen una nomina.

Como son:

• Salario, asignado en el contrato de trabajo. 
• Horas extras diurnas y horas extras nocturnas. 
• Recargo nocturno si la jornada o parte de ella se cumple en la noche. 
• Auxilio de transporte. tiene la naturaleza de un auxilio económico con destinación especifica. 
• Viáticos permanentes en aquella parte destinado al trabajador para manutención y alojamiento. 
• Comisiones, parte pactada entre el trabajador y el empleador . 

DEDUCCIÓN: Es la parte de la nomina en la que quedan reflejadas las cantidades que se van a descontar de los DEVENGADOS por parte del empleador para aporte en salud (EPS), pensiones (fondo de pensiones), retención en la fuente y embargos judiciales.

Además con previa autorización escrito se descontara prestamos bancarios por libranza y otros embargos judiciales, cuotas voluntarias para sindicatos, fondo de empleados y cooperativas.

APROPIACIONES: Como proceso final, después de haber calculado lo DEVENGADOS y los DEDUCIDOS se procede a realizar el calculo de las apropiaciones.

Al liquidar la nomina final el empleador debe calcular los aportes y provisiones. Todo empleador debe liquidar sobre su nomina mensual los aportes para fiscales y riesgos profesionales. 

En este link encontraran información a detallada de como manejar una nomina.

http://www.contabilidadyfinanzas.com/devengados-y-deducciones.html

COMO LIQUIDAR LA NOMINA

DEVENGADOS: El devengado como anteriormente los mencionamos esta compuesto por:

Salario:  Remuneración que recibe un empleado por parte de su empleador , esto se acuerda bajo un contrato firmado por ambas partes, donde se aceptan unas clausulas y el valor de la prestación del servicio. este no pude ser inferior a un salario mínimo legal.

Salario Básico: Pago que recibe una persona diariamente por la realización de su trabajo.

En Colombia según el decreto 2731 y 2732 de diciembre del 2014 el gobierno nacional reglamentó el incremento de este para el año 2015 a $644.350.

Horas Extras Diurnas y Horas Extras Nocturnas: Aquella hora que se trabaja adicional a las 8 horas diarias o ala jornada diaria pactada entre las partes. 

La forma de calcular una hora extra es:

-Hora extra diurna: La hora extra diurna es la que se elabora entre las 6:00 am y las 10:00 pm y tiene un recargo del 25% sobre el valor ordinario. Por ejemplo si la hora ordinario cuesta $5.000 este valor lo multiplicamos por el 25% (5000 x 1.25) esta ecuación dará como resultado $ 6.250 que es lo que se liquidaría por hora con recargo.

-Hora extra nocturna: La hora extra nocturna, es decir entre las 10:00 pm y las 6:00 am, el recargo en este sera del 75% sobre la hora ordinaria ejemplo. si la hora ordinaria cuesta $5000 esto se le multiplica el 75% del recargo (5000 x 1.57) dando como resultado $8750 que es la hora ordinario mas el recargo nocturno.

Esto según articulo 24 de la ley 50 de 1990

-Recargos en Jornada Nocturna: Esto se presenta cuando un empleado o trabajador, labora después de las 10 de la noche, tiene derecho a que se le pague por el hecho de trabajar en un horario nocturno.

El trabajo nocturno se remunera con un recargo del 35%, según el código sustantivo del trabajo(#1 del art 168)

En este enlace encantaron información mas precisa de como se liquidan los recargos ministerio de trabajo

-Auxilio de Transporte: "BOGOTÁ, ene. 02/15.- El Gobierno estableció mediante el Decreto 2732, el auxilio de transporte para los trabajadores en 2015, en la suma de setenta y cuatro mil pesos m/cte  ($ 74.000), que se pagará por los empleadores en todos los lugares del país.

La disposición que deroga el Decreto 3069 de 2013, entró en vigencia desde el jueves primero de enero del año en curso y cobija a los servidores públicos y los trabajadores particulares que devenguen hasta dos veces el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente"esto dice el ministerio de trabajo Mintrabajo

-Viáticos permanentes: El Art. 130 del código sustantivo del trabajo señala que los viáticos permanentes constituyen el salario en la parte destinado a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento 

-Comisiones: El empleador contrata vendedores con un salario básico y les da un porcentaje de la venta (comisión). Este trato entre el empleado y el empleador es la suma de un básico mas comisión ,que en ningún caso puede ser inferior a un salario mínimo legal. El empleador también puede pagar su remuneración al empleado con las comisiones por el desempeño del empleado, el empleado no estará sujeto al cumplimiento de un horario de trabajo, no le aplicara un salario mínimo puesto que el salario mínimo esta ligado a la jornada laboral 

FÓRMULA : Comisión sobre ventas (valor de ventas -devoluciones)* Factor

Ejemplo: La comisión pactada entre el empleado y el empleador es del 1.1% por venta mensual, 

las devoluciones fueron de 1.900.000, el total vendido por el empleado fue de 45.000.000

45.000.000-1.900.000 = 43.100.000

43.100.000*1.1% = 474100 (Esta sera la comisión de un vendedor)

DEDUCCIONES: Esta parte de la nomina esta compuesta.

-Aporte a EPS o Salud: El empleado debe estar afiliado al sistema de salud, la cotización de este es del 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. el empleador aportara el 8.5% de la deuda , mientras que el empleado solo dará el 4% de la totalidad. la totalidad de la deuda sera consignada por el empleador a la EPS elegida por el trabajador.

-Aporte a Pensiones: El trabajador también debe estar afiliado al aporte al sistema de pensiones. El total aportado para la pensión sera el 16% del devengado menos el auxilio de transporte, el empleador deberá cancelar el 125 de la pensión, mientras que el empleado solo se ara a cargo del 4% de la deuda. 

Esta sera consignad en su totalidad por la empresa.

-Fondo de Solidaridad Pensional: Todo trabajador que devenga de un sueldo superior o igual a cuatro salarios mínimos legales vigentes, debe aportar el 1% del total devengado del trabajador para el fondo de solidaridad pensional.

-Retención en la fuente: Los aportes obligatorios de salud y pensión se descuenta de la base sometida al retención en la fuente. lo mas importante es señalar que todo ingreso que perciba el trabajador en su relación laboral, se tiene en cuenta para efectos de retención en la fuente 

-Descuentos Acordados: Estas son las deducciones que acuerda el empleado con el empleador o la entidad en la que labora, estos pueden ser prestamos bancarios o prestamos que haya hecho la empresa al trabajador, estos serán descontados de los devengados. Las cuotas sindicales y los aportes a cooperativas también serán descontados de los devengados si el empleado pertenece a algún sindicato o una cooperativa. 

APROPIACIONES: Las apropiaciones están constituidas principalmente por los para fiscales, prestaciones sociales y seguridad social. Las apropiaciones se pagan el mes posterior primeros días del año siguiente . estas se aprovisionan  para que las empresas puedan disponer con los recursos suficientes dentro lo establecido por la ley para pagar esos valores .

-Los Para Fiscales: Toda empresa que tenga empleados vinculados mediante un contrato laboral debe hacer un aporte equivalente al 9% de su nomina (menos el subsidio de transporte) por concepto de los llamados aportes para fiscales. Los cuales se distribuirán de la siguiente manera, 4% para el subsidio familiar(cala de compensación familiar), 3% para la institución colombina de bienestar familiar (ICBF) y 2% para el servicio nacional de aprendizaje (SENA).

-Prestaciones Sociales: Las prestaciones sociales son los dineros adicionales que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante un contrato de trabajo laboral por sus servicios prestados, como son la prima de servicios.

Salud: Por cada empleado se debe por concepto de pensión, un 16% del salario. Donde el empleado aportara solo el 4% del total , mientras que el empleador aportara el 12% de la totalidad . Este se consigna en el fondo de pensión que escoja el empleado.

Riesgos  Profesionales: La empresa deberá afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir algún tipo de lesión que se produzca dentro de la empresa o enfermedad que se produzca a causa de la labor en su empresa.  el aporte esta a cargo en la totalidad de la empresa

Software

Software de Nómina

 

Un software de nómina es una solución informática diseñada para maximizar la productividad de las personas encargadas de registrar y controlar correctamente todos los aspectos de la nómina de los obreros y empleados de las empresas, permitiendo reducir las cargas excesivas de trabajo y disminuyendo errores, considerando la legislación fiscal y laboral vigente de cada país incluyendo los cálculos de impuestos locales y retención de los mismos.

https://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_n%C3%B3mina

Que es Nomina?

En una empresa, la nómina es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de los empleados, incluyendo los salarios, las bonificaciones y las deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto período de tiempo. Nómina juega un papel importante en una sociedad por varias razones.

https://es.wikipedia.org/wiki/N%C3%B3mina